Factura Electrónica:
Dispapeles, como Proveedor Tecnológico de F.E. de cara al cumplimiento del Decreto 2242 de 2015 (Emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público), y la Resolución 019 de 2016 (Emitida por la DIAN), participó activamente durante el piloto organizado por la Dian entre abril y octubre de 2016 en la transmisión de facturas electrónicas y superó de manera exitosa las validaciones realizadas por esta entidad. Actualmente somos Proveedores Tecnológicos Autorizados para prestar los servicios como Proveedor Tecnológico de factura electrónica a los diferentes clientes la Fase de Validación Previa. Esta autorización fue emitida por la DIAN, mediante Resolución No. 003957 del 09 de junio de 2017 (fase 1) y el 18 de junio de 2019 (Validación Previa). CERTIFICACIÓN DIAN COMO PROVEEDOR TECNOLOGICO AUTORIZ ADO PARA REALIZAR LA FASE 2 (VALIDACIÓN PREVIA):
Generación de Documento Electrónico:
Con este servicio Dispapeles brinda una solución para que su empresa entre en la era de la facturación electrónica en Colombia dando cumplimiento total a la reglamentación exigida por la DIAN, definidas en el decreto 2242 y reglamentada bajo la normatividad de la resolución 000042 del 5 de mayo del 2020 y normatividad vigente. A continuación, se describen las características más relevantes que realiza la plataforma tecnológica:
Validación de datos: El software cumple con la validación de la información transmitida desde su sistema de información para que cumpla con los mínimos exigidos por la DÍAN. Esto es campos obligatorios, tipos de datos, valores de datos predefinidos y validaciones aritméticas que haga coincidir las cifras del detalle de la factura con el total.
Creación de documentos XML: Consiste en la creación de documentos XML para facturas, notas débito, notas crédito y facturas de exportación dando cumplimiento las especificaciones técnicas exigidas por la DIAN. Este documento cumple con:
– Firma electrónica. Necesaria para validar integridad y autenticidad del documento electrónico. Permite saber si la factura o nota fue modificada y también garantiza que quien emite el documento es quien dice ser.
– Cálculo del CUFE. Algoritmo que identifica de forma único el documento electrónico a nivel mundial.
– Estructura UBL 2.0. Lenguaje universal de negocios que contempla la mayoría de los escenarios posibles que se presentan al momento de crear la factura o notas.
Creación de representación gráfica: Es la creación del documento que representa la factura y/o notas visualmente entendibles, es el equivalente al que se genera actualmente en formato pdf. Este documento es estándar y contiene las dos características técnicas exigidas por la DIAN, el CUFE y el código QR.
Transmisión a la DIAN: Envío del documento XML a la DIAN garantizando una entrega correcta con transmisión en línea.
Transmisión al adquirente: Garantiza la entrega del documento a quien realiza la compra de un bien y/o servicio. Esta entrega puede ser por mensaje de correo electrónico o por plataforma “enviando a la plataforma tecnológica de un proveedor tecnológico”.
Acuse de recibo: Es la opción para que los adquirentes puedan informar al proveedor que ha recibido la factura o nota.
Aceptación: Mecanismo para que el adquirente acepte la información contenida en el documento electrónico y sea retornada al proveedor.
Rechazo: Mecanismo que permite al adquirente rechazar el documento electrónico por motivos técnico y/o comerciales.
Accesibilidad: Se permite el acceso a nuestros clientes por medio de un portal web para que puedan hacer seguimiento de los documentos electrónicos emitidos con los usuarios que se hayan definido entre las partes.
Documentos adjuntos: Esta característica técnica aumenta la funcionalidad permitiendo no solo emitir a sus clientes la factura en formato xml y pdf, sino también todo aquel documento necesario para el pago de este. Esta opción permite la carga de documentos en formato Excel, Word, Imágenes, Pdf distintos a la factura, los cuales el peso no debe superar los 4,9Mb.
Términos y condiciones
El presente documento tiene por objeto la prestación del servicio de operación de Factura Electrónica, notas débito, notas crédito y demás Documentos Electrónicos que se derivan de la Factura Electrónica de Venta, a través de la solución Fact-e, desarrollada e implementada por EL PROVEEDOR TECNOLÓGICO en beneficio de EL COMPRADOR DE ESTE SERVICIO. La propiedad intelectual de los desarrollos incluidos en la plataforma del servicio es de Dispapeles SAS.
Este servicio se presta bajo la modalidad de SAAS, por consiguiente, el Software proporcionado por EL PROVEEDOR TECNOLÓGICO permanecerá de su exclusiva propiedad y no será de uso exclusivo de EL COMPRADOR DE ESTE SERVICIO, por lo que puede ser ofrecido y utilizado por EL PROVEEDOR TECNOLÓGICO para la celebración de otros contratos. El presente documento en modo alguno comporta cesión de los derechos patrimoniales de autor respecto del software a favor del EL COMPRADOR DE ESTE SERVICIO.
Confidencialidad: Con ocasión de la suscripción del presente documento, Las Partes se obligan a guardar absoluta confidencialidad, comprometiéndose en todo momento a: (a) garantizar la reserva de la información que se genere como fruto de la prestación de sus servicios, así como aquella que le sea entregada o confiada por cualquiera de las partes para la correcta ejecución de las actividades que ha de realizar durante la ejecución del presente documento ; y (b) guardar secreto sobre dicha información y no emplearla en beneficio propio o de terceros en ningún momento durante la ejecución del presente documento.
Responsabilidad: Las Partes responderán exclusivamente por las obligaciones pactadas a cargo de cada una de ellas en el presente documento. A su turno EL COMPRADOR DE ESTE SERVICIO, será el único responsable ante las Autoridades Competentes por el cumplimiento de las obligaciones a su cargo, de cualquier índole, contempladas en la Ley Aplicable para los Obligados a Facturar. La responsabilidad del PROVEEDOR TECNOLOGICO está limitada al valor adquirido según plan adquirido.
Los servicios de Factura electrónica ofrecidos están bajo la normatividad del Decreto 2242 de noviembre de 2015, resolución 000042 del 5 de mayo del 2020 y normatividad vigente. incluye los cambios que la DIAN determine frente a la estructura de archivos del mencionado decreto, No incluye servicios asociados a normas, leyes, resoluciones o leyes diferentes al mencionado decreto.
Se efectuará el cobro del servicio por la modalidad mensual o anual anticipada, la cual será por el valor del plan elegido. La factura de cobro deberá ser pagada previamente para dar inicio al proceso de facturación electrónica, es por ello por lo que el portal Fact-e se habilitará para la emisión de las facturas y/ o notas, una vez se verifique el pago correspondiente.
Los planes de Fact-e no son acumulativos, por lo que de existir saldos de documentos (facturas y/o notas) a favor no podrán ser considerados para el mes siguiente o anuales, según modalidad elegida.
En el escenario que EL COMPRADOR DE ESTE SERVICIO supere el número de documentos adquiridos según plan elegido (plan 1- plan 2 – plan3) deberá adquirir un nuevo plan, según su necesidad.
No se incluyen servicios que no estén expresamente descritos en la presente oferta económica.
Obligaciones de EL PROVEEDOR TECNOLÓGICO: En virtud del presente documento, EL PROVEEDOR TECNOLÓGICO se obliga a:
EL PROVEEDOR TECNOLÓGICO capacitará al personal designado por EL COMPRADOR DE ESTE SERVICIO por un máximo de 3 horas de acuerdo con las condiciones incluidas en la Oferta, con el fin de familiarizarlo con las principales características y componentes de funcionamiento de Fact-e. Dicha capacitación se llevará a cabo vía internet día y hora que se convenga con EL COMPRADOR DE ESTE SERVICIO. En caso de que por causas no imputables al PROVEEDOR TECNOLÓGICO sea necesario hacer una o varias jornadas adicionales de capacitación a personal de EL COMPRADOR DE ESTE SERVICIO estás tendrán un costo adicional y serán objeto de acuerdo separado.
EL PROVEEDOR TECNOLÓGICO se compromete dar respuesta a las solicitudes enviadas al área de soporte por parte de EL COMPRADOR DE ESTE SERVICIO en un tiempo de respuesta máximo de un (1) día hábil.
El almacenamiento en la Nube de las facturas y/o notas crédito y débito se hará por el mismo periodo que EL COMPRADOR DE ESTE SERVICIO adquiera el servicio con el PROVEEDOR TECNOLÓGICO DISPAPELES S.A.S
Firma digital – Autorización expresa al Proveedor Tecnológico: De conformidad con lo establecido en la resolución 000030 del 29 de Abril de 2019, Título II artículo 2, numeral 14, sobre los Requisitos de la Factura Electrónica de Venta, en el cual se establece que la Factura electrónica deberá “incluir firma digital o electrónica del Facturador Electrónico de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.”, por medio del presente documento , EL COMPRADOR DE ESTE SERVICIO faculta expresamente al PROVEEDOR TECNOLÓGICO DISPAPELES S.A.S, para que en su nombre y representación firme las Facturas Electrónicas y/o los documentos electrónicos que se expidan en virtud del presente documento.
Obligaciones de EL COMPRADOR: Para los mismos efectos del presente documento y sin perjuicio de sus obligaciones legales, EL COMPRADOR DE ESTE SERVICIO se obliga a:
- Avisar a las autoridades competentes de su decisión de cumplir con su obligación de facturación de manera electrónica.
- Informar AL PROVEEDOR TECNOLÓGICO la fecha en la que está obligado a iniciar su facturación electrónica.
- Mantenerse actualizado en la normatividad tributaria, contable, sobre Facturacion Electrónica y demás concordantes vigentes relacionadas con su Facturación.
- Solicitar a las autoridades competentes la autorización de numeración para facturación electrónica, informando los rangos a utilizar.
- Facilitar y entregar a EL PROVEEDOR TECNOLÓGICO la información y elementos necesarios para la correcta prestación del servicio contratado.
- Atender los requerimientos de las Autoridades Competentes para aclarar o completar la información que se requiera.
- Garantizar que la información gestionada mediante la plataforma Fact-e sea correcta y cumpla con las normas de protección de datos frente a sus adquirentes.
- Corregir los errores en la información de los documentos rechazados por Fact-e.
- Solicitar autorización de numeración de contingencia y mantener disponibles talonarios de facturación, para utilizarlos en los eventos en los que la norma lo requieren.
- Transmitir a EL PROVEEDOR TECNOLOGICO la información de las numeraciones autorizadas por la DIAN relacionadas con la Facturacion Electrónica.
- Facilitar a EL PROVEEDOR TECNOLOGICO los medios necesarios para la capacitación de su personal en el uso de Fact-e.
- Responder por cualquier acción u omisión de su personal que afecte o altere la prestación del servicio.
- Limitarse a utilizar Fact-e únicamente con los usuarios convenidos para la ejecución del servicio pactado según presente documento.
- Abstenerse de realizar actividades de ingeniería inversa, copias, revelar o permitir el acceso de terceros a Fact-e.
- Responder por su propia información, en su calidad de responsable de su tratamiento y en ese sentido establecer sus propias medidas de seguridad.
- Contar con un óptimo servicio de internet que garantice la conectividad continua a Fact-e.
- Garantizar la salida en producción antes de la fecha de obligatoriedad según normatividad, de no permitir la salida en vivo de manera oportuna EL COMPRADOR DE ESTE SERVICIO se hará responsable por las eventuales sanciones ante la autoridad competente.
Conocimientos Informados: con la presentación de la Oferta comercial y la suscripción de este documento EL COMPRADOR DE ESTE SERVICIO manifiesta que ha leído íntegramente el presente documento que éstos fueron explicados, conocidos, comprendidos e informados, que dicha información estuvo a su disposición de forma oportuna, y que continuará a su disposición. EL COMPRADOR DE ESTE SERVICIO manifiesta que conoce y entiende cuáles son sus deberes, obligaciones, riesgos, derechos, los costos y gastos inherentes al negocio, y sus consecuencias legales, y acepta su contenido en su integridad.
Aviso de confidencialidad
DISPAPELES S.A.S., en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, adoptó la Política de Tratamiento de datos personales de obligatoria aplicación para todos los datos personales recolectados, procesados, almacenados, usados, actualizados y manejados por la empresa, la cual podrá ser consultada en la página https://dispapeles.com/responsabilidad-social-y-ambiental/